Kantoor - Intredende plaatsbeschrijving

Wanneer heb je een intredende plaatsbeschrijving nodig voor een kantoor?

• Als je een kantoorruimte, handelspand of commerciële ruimte verhuurt of huurt in België.
• Als je wil vermijden dat je als huurder opdraait voor schade die al aanwezig was bij intrede.
• Als je als verhuurder objectief bewijs wil hebben van de staat van het pand bij aanvang van de huur.
• Als je een gemeubeld kantoor of een kantoor met technische installaties verhuurt.
• Als je een huurcontract afsluit voor een langere termijn en uw huurwaarborg wil beschermen.

Wat als je geen intredende plaatsbeschrijving opmaakt?

• Wettelijk vermoeden dat de huurder het pand in dezelfde staat heeft ontvangen als bij het einde van de huur — ten nadele van de verhuurder (art. 1731 B.W.).
• Geen objectief bewijs van bestaande schade, waardoor discussies over de huurwaarborg onvermijdelijk zijn.
• Risico op een gerechtelijke procedure voor de vrederechter bij betwisting van de staat van het pand.
• Vertraging bij de terugbetaling van de huurwaarborg door gebrek aan een referentiedocument.
• Zwakkere positie bij geschillen over renovatieverplichtingen of herstelkosten bij het einde van de huur.

Veelgestelde vragen

Is een intredende plaatsbeschrijving verplicht voor een kantoor in België?
Ja. Conform artikel 1730 van het Burgerlijk Wetboek zijn huurder en verhuurder verplicht een omstandige plaatsbeschrijving op te maken op tegenspraak en op gezamenlijke kosten, vóór of tijdens de eerste maand van de verhuring. Deze verplichting geldt voor alle huurovereenkomsten, inclusief handelshuur voor kantoren en commerciële ruimten. Een standaardclausule in het huurcontract dat het pand “in goede staat” is ontvangen, heeft geen juridische waarde en wordt gelijkgesteld met het ontbreken van een plaatsbeschrijving.

Wat is het verschil tussen een plaatsbeschrijving voor een woning en voor een kantoor?
Bij een woning valt de plaatsbeschrijving onder de Vlaamse Woninghuurwet (of de Waalse of Brusselse equivalent). Bij een kantoor of commerciële ruimte valt de plaatsbeschrijving onder de Handelshuurwet. Het verschil zit vooral in de technische elementen die worden beschreven: bij een kantoor zijn ook de netwerkaansluitingen, de airconditioning, de serverruimte, de gemeenschappelijke delen en de parkeerplaatsen relevant. Dit model is specifiek opgesteld voor kantoren en commerciële ruimten.

Wie betaalt de kosten van de intredende plaatsbeschrijving?
De kosten van de plaatsbeschrijving worden in principe gedeeld tussen huurder en verhuurder, tenzij partijen anders overeenkomen. Als de plaatsbeschrijving wordt opgemaakt door een erkend schatter of vastgoedexpert, kunnen de kosten aanzienlijk zijn. Dit model laat toe om de plaatsbeschrijving zelf op te maken — zonder tussenkomst van een expert — wat de kosten aanzienlijk beperkt, op voorwaarde dat ze voldoende gedetailleerd is en door beide partijen wordt ondertekend.

Kan ik zelf een intredende plaatsbeschrijving opmaken voor een kantoor?
Ja. Een plaatsbeschrijving moet niet worden opgemaakt door een erkend expert. Ze moet wel voldoende omstandig zijn — een algemene beschrijving volstaat niet — en door beide partijen worden ondertekend. Het toevoegen van foto’s als bijlage is sterk aangeraden als objectief bewijsmiddel. Dit model biedt een gestructureerd kader dat u zelf kan invullen, kamer per kamer en installatie per installatie.

Moet de intredende plaatsbeschrijving worden geregistreerd?
De plaatsbeschrijving zelf moet niet apart worden geregistreerd, maar ze wordt doorgaans als bijlage toegevoegd aan het huurcontract. Het huurcontract voor een handelspand moet worden geregistreerd binnen 2 maanden na ondertekening. De plaatsbeschrijving wordt dan mee geregistreerd als bijlage bij het huurcontract. Registratie geeft de plaatsbeschrijving een vaste datum en versterkt haar bewijswaarde.

Wat gebeurt er als huurder en verhuurder het niet eens zijn over de plaatsbeschrijving?
Als partijen niet tot een akkoord komen over de inhoud van de plaatsbeschrijving, kan beroep worden gedaan op de vrederechter, die een deskundige aanstelt om de plaatsbeschrijving op te maken. Dit verzoekschrift moet worden neergelegd vóór het einde van de eerste maand van de verhuring. De kosten van de deskundige worden in principe gedeeld, tenzij de rechter anders beslist. Het is dan ook sterk aangeraden om tijdig een akkoord te bereiken over de plaatsbeschrijving.

Wat is het verschil tussen Go DIY, Go Co-Lawyer en Go Lawyer?
Bij Go DIY ontvangt u een juridisch correct model dat u zelf invult, kamer per kamer en installatie per installatie. Bij Go Co-Lawyer vult u het model in en ontvangt u schriftelijke feedback van een jurist die controleert of de plaatsbeschrijving voldoende omstandig en juridisch correct is. Bij Go Lawyer bespreekt u de plaatsbeschrijving met een advocaat via een online consultatie, waarbij u ook advies krijgt over de handelshuurwetgeving en de bescherming van uw huurwaarborg.

Voor wie is dit bedoeld?

• Verhuurders van kantoorruimten, handelspanden en commerciële ruimten.
• Huurders van kantoren die willen vermijden dat ze opdraait voor bestaande schade bij het einde van de huur.
• Vastgoedmakelaars die huurcontracten begeleiden voor commerciële panden.
• Bedrijven die een nieuwe kantoorruimte betrekken en hun huurwaarborg willen beschermen.
• Syndici van kantoorgebouwen die de staat van gemeenschappelijke delen willen vastleggen.

Vaak gecombineerd met

• Handelshuurcontract: de plaatsbeschrijving is een verplichte bijlage bij het huurcontract voor een kantoor of commerciële ruimte.
• Uittredende plaatsbeschrijving: om de toestand bij het einde van de huur te vergelijken met de toestand bij intrede.
• Overeenkomst voor huurwaarborg: de huurwaarborg is gekoppeld aan de staat van het pand zoals vastgelegd in de plaatsbeschrijving.