Sponsorcontract bij evenement

Een sponsorcontract bij een evenement is een juridisch contract dat de rechten en verplichtingen vastlegt tussen een sponsor en een evenementenorganisator bij de sponsoring van een eenmalig evenement — zoals een sportcompetitie, een muziekfestival, een bedrijfsevenement, een gala of een culturele manifestatie. In tegenstelling tot een langdurig sponsorcontract is een evenementensponsorcontract gebonden aan een specifieke datum en locatie, wat bijzondere aandacht vereist voor de annulatieregeling, de mediarechten en de zichtbaarheidsverplichtingen op de dag van het evenement zelf.

Wat regelt dit document concreet?

• Het voorwerp van de sponsoring: het evenement, de datum, de locatie en het verwachte publiek.
• De verplichtingen van de sponsor: het bedrag of de materialen die worden ter beschikking gesteld en de betalingsmodaliteiten.
• De verplichtingen van de organisator: de zichtbaarheid van de sponsor via logo’s, banners, aankondigingen, sociale media en het programmaboekje.
• De eventuele exclusiviteit van de sponsor binnen een bepaalde sector of productcategorie tijdens het evenement.
• De mediarechten: foto’s, video-opnames en livestreams van het evenement waarop de sponsor zichtbaar is.
• De annulatieregeling bij uitstel of annulatie van het evenement door overmacht of andere oorzaken.
• De regeling van het toezicht en de controle op de naleving van de zichtbaarheidsverplichtingen.
• De bevoegde rechtbank en het toepasselijk recht bij geschillen.

Wanneer heb je een sponsorcontract bij een evenement nodig?

• Als je als sponsor een eenmalig evenement wil ondersteunen en duidelijke afspraken wil maken over de zichtbaarheid van uw merk.
• Als je als organisator een sponsor aantrekt voor uw evenement en de wederzijdse verplichtingen schriftelijk wil vastleggen.
• Als je exclusiviteit wil bedingen als sponsor — zodat geen concurrenten van uw merk aanwezig zijn als sponsor tijdens het evenement.
• Als je duidelijke afspraken wil maken over de mediarechten en het gebruik van beelden van het evenement waarop uw logo zichtbaar is.
• Als je als organisator een duidelijke annulatieregeling wil vastleggen voor het geval het evenement niet kan doorgaan.

Wat als je geen schriftelijk sponsorcontract opstelt voor een evenement?

• Geen contractuele basis voor de zichtbaarheidsverplichtingen, waardoor de sponsor geen verhaal heeft als zijn logo niet of onvoldoende zichtbaar is tijdens het evenement.
• Geen annulatieregeling, waardoor discussies ontstaan over de terugbetaling van de sponsorbijdrage bij uitstel of annulatie van het evenement.
• Geen exclusiviteitsregeling, waardoor de organisator ook concurrenten van de sponsor kan aantrekken als sponsor voor hetzelfde evenement.
• Geen mediarechtenregeling, waardoor onduidelijkheid bestaat over het gebruik van foto’s en video’s van het evenement waarop het logo van de sponsor zichtbaar is.
• Zwakkere positie bij geschillen over de naleving van de sponsorverplichtingen.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de verplichtingen van de organisator tegenover de sponsor tijdens het evenement?
De verplichtingen van de organisator worden contractueel vastgelegd in het sponsorcontract en kunnen omvatten: het plaatsen van het logo van de sponsor op banners, affiches en het programmaboekje, de vermelding van de sponsor in aankondigingen en persberichten, de zichtbaarheid van het logo op sociale media vóór en tijdens het evenement, en een stand of ruimte voor de sponsor op de locatie van het evenement. Het is essentieel om de zichtbaarheidsverplichtingen zo concreet mogelijk te omschrijven — met vermelding van het formaat, de locatie en de frequentie — om discussies achteraf te vermijden.

Wat gebeurt er met de sponsorbijdrage als het evenement wordt geannuleerd of uitgesteld?
Dit hangt af van wat in het sponsorcontract is bepaald. Als het evenement wordt geannuleerd door overmacht — zoals een pandemie, een overheidsverbod of extreme weersomstandigheden — kan de organisator in principe geen aansprakelijkheid worden verweten. Het sponsorcontract moet een duidelijke annulatieregeling bevatten: wordt de sponsorbijdrage volledig terugbetaald, gedeeltelijk terugbetaald of overgedragen naar een volgend evenement? Als het evenement wordt uitgesteld, moet het contract bepalen of de sponsorverplichtingen automatisch worden overgedragen naar de nieuwe datum. Zonder contractuele regeling zijn partijen aangewezen op het gemeen recht.

Kan een sponsor exclusiviteit bedingen bij een eenmalig evenement?
Ja. Een exclusiviteitsclausule bepaalt dat de organisator geen andere sponsors mag aantrekken uit dezelfde sector of productcategorie als de sponsor — bijvoorbeeld geen andere bank, geen andere verzekeraar of geen ander drankenmerk. Exclusiviteit heeft een hogere waarde voor de sponsor en rechtvaardigt doorgaans een hogere sponsorbijdrage. De exclusiviteitsclausule moet duidelijk afbakenen voor welke sector of productcategorie de exclusiviteit geldt en wat de gevolgen zijn bij schending — zoals een schadevergoeding of de terugbetaling van de sponsorbijdrage.

Wie heeft de mediarechten op foto’s en video’s van het evenement waarop het logo van de sponsor zichtbaar is?
De mediarechten op foto’s en video’s van het evenement berusten in principe bij de fotograaf of de videograaf als maker van het werk. De organisator heeft doorgaans een licentie om de beelden te gebruiken voor de promotie van het evenement. Het sponsorcontract moet bepalen of de sponsor ook het recht heeft om de beelden te gebruiken voor zijn eigen communicatie — op sociale media, in advertenties of in persberichten. Zonder contractuele regeling heeft de sponsor geen automatisch recht op het gebruik van de beelden.

Is een sponsorbijdrage voor een evenement fiscaal aftrekbaar in België?
Een sponsorbijdrage voor een evenement is fiscaal aftrekbaar als beroepskost als ze voldoet aan de voorwaarden van artikel 49 WIB92: de kost moet gedaan zijn om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden, en de echtheid en het bedrag moeten worden verantwoord. In de praktijk betekent dit dat de sponsoring een rekenbare tegenprestatie moet opleveren voor de sponsor — naambekendheid, reclame, klantencontacten — en dat dit contractueel moet worden vastgelegd. Een correct sponsorcontract is dan ook essentieel voor de fiscale aftrekbaarheid.

Moet de organisator een factuur uitreiken aan de sponsor?
Ja, als de organisator een BTW-plichtige is en de sponsoring een tegenprestatie omvat — zoals reclame, naambekendheid of andere diensten — moet de organisator een factuur uitreiken aan de sponsor met BTW aan het tarief van 21%. Als de organisator een vzw is die vrijgesteld is van BTW, gelden andere regels en moet de vzw nagaan of de sponsoring al dan niet onderworpen is aan BTW. Het is aangeraden om de BTW-behandeling van de sponsoring te bespreken met een boekhouder of fiscalist vóór het afsluiten van het sponsorcontract.

Wat is het verschil tussen Go DIY, Go Co-Lawyer en Go Lawyer?
Bij Go DIY ontvangt u een juridisch onderbouwd model van een sponsorcontract bij evenement dat u zelf invult en aanpast aan uw situatie. Bij Go Co-Lawyer vult u het model in en ontvangt u schriftelijke feedback van een jurist die controleert of alle clausules juridisch correct zijn. Bij Go Lawyer bespreekt u het sponsorcontract met een advocaat via een online consultatie, waarbij u ook advies krijgt over de annulatieregeling, de mediarechten, de exclusiviteitsclausule en de BTW-behandeling.

Voor wie is dit bedoeld?

• Organisatoren van eenmalige evenementen — sportcompetities, muziekfestivals, bedrijfsevenementen, gala’s — die een sponsor aantrekken.
• Bedrijven die een eenmalig evenement willen sponsoren en duidelijke afspraken willen maken over de zichtbaarheid van hun merk.
• Vzw’s en verenigingen die voor een activiteit of evenement een sponsor aantrekken.
• Iedereen die als sponsor of organisator zijn rechten en verplichtingen contractueel wil vastleggen bij de sponsoring van een eenmalig evenement.

Vaak gecombineerd met

• Sponsorcontract voor langere duur: voor sponsors die een langdurige samenwerking willen aangaan in plaats van een eenmalige sponsoring.
• Algemene voorwaarden voor evenementen: voor de contractuele regeling van de relatie tussen de organisator en de deelnemers of bezoekers van het evenement.
• Licentieovereenkomst voor gebruik van logo’s en merknamen: voor de contractuele regeling van het gebruik van beeldrechten en merknamen van de sponsor door de organisator.