Model factuur

Wanneer heeft u een professioneel factuurmodel nodig?

• Als u als zelfstandige of onderneming facturen uitreikt aan klanten en zeker wil zijn dat alle verplichte BTW-vermeldingen correct zijn opgenomen.
• Als u een factuurtemplate wil opstellen die u herhaaldelijk kan gebruiken voor uw diensten of producten.
• Als u uw bestaande factuurtemplate wil laten controleren op juridische correctheid en volledigheid.
• Als u facturen uitreikt in een bijzondere situatie — zoals intracommunautaire leveringen, vrijgestelde handelingen of de medecontractant-regeling — en de correcte vermeldingen wil kennen.
• Als u uw betalingstermijnen en -voorwaarden juridisch correct wil vastleggen conform de Wet Betalingsachterstand.

Wat als uw factuur incorrect of onvolledig is?

• Een incorrecte of onvolledige factuur kan worden geweigerd door de klant, waardoor de betalingstermijn niet begint te lopen en de wettelijke nalatigheidsintresten niet worden geactiveerd.
• Bij een BTW-controle kan een incorrecte factuur leiden tot een correctie van de BTW-aangifte, boetes en nalatigheidsintresten.
• Een factuur zonder de verplichte BTW-vermeldingen geeft de klant het recht om de BTW-aftrek te weigeren, wat kan leiden tot een geschil.
• Een factuur zonder vermelding van de betalingstermijn en de nalatigheidsintresten verzwakt uw positie bij de invordering van een onbetaalde factuur.
• Risico op betwisting van de factuur door de klant op basis van formele gebreken, waardoor u een gerechtelijke procedure moet opstarten om de betaling te bekomen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een voorschotfactuur, een tussentijdse factuur en een eindfactuur?
Een voorschotfactuur is een factuur voor een gedeeltelijke betaling vóór de levering of de dienstverrichting. Een tussentijdse factuur is een factuur voor een gedeelte van de geleverde goederen of diensten tijdens een lopende opdracht. Een eindfactuur is de definitieve factuur na de volledige levering of dienstverrichting, waarbij de eerder gefactureerde voorschotten of tussentijdse betalingen in mindering worden gebracht. Bij een eindfactuur na een voorschotfactuur moet een verwijzing worden opgenomen naar de eerdere facturen.

Welke betalingstermijn moet ik vermelden op mijn factuur?
Conform de Wet Betalingsachterstand (wet van 2 augustus 2002) bedraagt de wettelijke betalingstermijn voor B2B-facturen 30 dagen na ontvangst van de factuur of na de levering van de goederen of diensten. U kan contractueel een langere betalingstermijn overeenkomen, maar voor transacties met overheidsinstanties geldt een maximumtermijn van 60 dagen. Het is aangewezen om de betalingstermijn, de nalatigheidsintresten en de forfaitaire schadevergoeding van €40 expliciet te vermelden op de factuur om uw positie bij wanbetaling te versterken.

Wat zijn de BTW-tarieven in België en wanneer zijn ze van toepassing?
België kent vier BTW-tarieven: 21% (het standaardtarief, van toepassing op de meeste goederen en diensten), 12% (onder meer voor sociale huisvesting en bepaalde voedingsmiddelen), 6% (onder meer voor basisvoedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken en renovatiewerken aan woningen ouder dan 10 jaar) en 0% (voor bepaalde vrijgestelde handelingen). Het correcte BTW-tarief hangt af van de aard van de geleverde goederen of diensten. Co-Lawyer adviseert u over het toepasselijke tarief op basis van uw specifieke situatie.

Wat is de medecontractant-regeling (verlegging van heffing) en wanneer is ze van toepassing?
De medecontractant-regeling — ook wel de verlegging van heffing of “cocontractant”-regeling genoemd — is een BTW-regeling waarbij de BTW niet wordt aangerekend door de leverancier maar wordt verlegd naar de klant, die de BTW zelf aangeeft en aftrekt. Ze is van toepassing in specifieke sectoren — zoals de bouwsector, de schoonmaaksector en bepaalde diensten aan BTW-plichtigen — en bij intracommunautaire leveringen. Op de factuur moet de vermelding “BTW verlegd” of “medecontractant” worden opgenomen, samen met een verwijzing naar de toepasselijke wettelijke bepaling.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren in België?
Conform de Belgische boekhoudwetgeving moeten facturen worden bewaard gedurende 7 jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Voor facturen met betrekking tot onroerende goederen geldt een bewaartermijn van 15 jaar. Elektronische facturen moeten worden bewaard op een manier die de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid gedurende de volledige bewaartermijn garandeert.

Wat is het verschil tussen GO DIY, GO Co-Lawyer en GO Lawyer?
GO DIY (€75): u ontvangt een professioneel opgesteld model factuur met alle verplichte BTW-vermeldingen dat u zelf invult en aanpast aan uw situatie. GO Co-Lawyer (€200): u vult de template in of beantwoordt onze vragenlijst, en onze juristen controleren uw factuurtemplate grondig op juridische correctheid en volledigheid, met schriftelijke feedback en concrete aanpassingen. GO Lawyer (€300): een advocaat analyseert uw factuurtemplate en bespreekt ze met u in een digitale consultatie, met advies over uw specifieke situatie — zoals bijzondere BTW-regelingen, intracommunautaire leveringen of de medecontractant-regeling.

Voor wie is dit bedoeld?

• Zelfstandigen en ondernemingen die een professionele factuurtemplate willen met alle verplichte BTW-vermeldingen conform het Belgisch BTW-wetboek.
• Starters die voor het eerst facturen uitreiken en zeker willen zijn dat hun facturen juridisch correct en fiscaal conform zijn.
• Ondernemingen die hun bestaande factuurtemplate willen laten controleren op juridische correctheid en volledigheid.
• Bedrijven die facturen uitreiken in bijzondere situaties — zoals de medecontractant-regeling, intracommunautaire leveringen of BTW-vrijstelling — en de correcte vermeldingen willen kennen.

Vaak gecombineerd met

• Aanmaning en ingebrekestelling: als eerste formele stap bij wanbetaling na het verstrijken van de betalingstermijn op de factuur.
• Overeenkomst tot afbetaling van facturen: als de klant een afbetalingsplan voorstelt voor een of meerdere onbetaalde facturen.
• Factuurbetwisting B2B: als de klant de factuur betwist en u juridisch correct wil reageren op de betwisting.